Sólin Sólin Rís 08:47 • sest 17:36 í Reykjavík
Tunglið Tunglið Rís 17:49 • Sest 23:37 í Reykjavík
Flóð Flóð Árdegis: 00:04 • Síðdegis: 12:49 í Reykjavík
Fjaran Fjara Árdegis: 06:09 • Síðdegis: 19:23 í Reykjavík

Hver er munurinn á skjali og skýrslu?

Jón Gunnar Þorsteinsson

Í stuttu máli er skýrsla stundum ýtarlegri heimild heldur en skjal. Skýrsla Rannsóknarnefndar Alþingis um aðdraganda og orsök falls íslensku bankanna árið 2008 er til að mynda um 2.000 síður og var gefin út í níu bindum. Fáum hefði dottið í hug að nefna slíkan doðrant skjal. Annar munur er sá að skýrslur geta verið munnlegar frásagnir en skjöl ekki.

Upprunaleg merking orðsins skjal er heimild af ýmsu tagi skrifuð á pappír eða skinn. Hún á vitanlega enn við, þó fáir skrifi nú skjöl á skinn. Í grein eftir Björn K. Þórólfsson í Skírni árið 1953 segir þetta um orðið skjal: „Frummerking orðsins skjal mun vera: ritað sönnunargagn.“[1] Þegar lögmenn leggja fram hin og þessi gögn í dómsmálum er talað um skjöl eða gögn málsins. Þar er merkingin ekki endilega bundin við ritað mál, heldur geta ljósmyndir og annað í þeim dúr líka verið skjöl.

Í skjalasöfnum má finna skýrslur af ýmsu tagi auk annarra skjala. Á Þjóðskjalasafni Íslands er til dæmis að finna legorðsskýrslur, messuskýrslur, fermingarskýrslur og hagskýrslur frá Íslendingabyggðum í Kanada, svo nokkur dæmi séu nefnd. Myndin er tekin á lestrarsal Þjóðskjalasafns Finnlands.

Frá því að stafrænir miðlar komu til sögunnar hefur hugtakið skjal verið notað um rafræn gögn af ýmsu tagi. Þau innihalda yfirleitt texta og ef til vill myndir. Í Tölvuorðasafninu segir að skjal sé sett upp á skipulegan hátt og unnt sé að geyma það, „ritvinna, sækja og senda milli kerfa eða notenda sem eina heild.“[2] Flestir vita hvað átt er við þegar talað er um Excel-sköl, Word-skjöl, textaskjöl, rafræn skjöl, og svo framvegis.

Í sjálfu sér er ekkert sem kemur í veg fyrir að slík rafræn skjöl séu ýtarleg og löng, eins og sumar skýrslur, en ef farið væri að huga að útgáfu þeirra er líklegt að önnur hugtök yrðu notuð um skjölin, til dæmis skýrsla, skáldsaga, endurminningar, hagtölur, tækifærisvísur, eða hvað svo sem efni skjalanna gefur tilefni til.

Orðið skýrsla er nokkuð yngra í málinu en hugtakið skjal. Í Íslenskri orðsifjabók segir að það komi í málið á 17. öld og merking þess sé „frásögn, greinargerð (t.d. um niðurstöður rannsókna eða könnunar).“[3] Frásagnarhugtakið er einmitt eitt af því sem greinir skýrslu frá skjali, því skýrslur geta verið munnlegar, til dæmis þegar ráðherrar flytja þinginu munnlegar skýrslur. Þær skýrslur byggja hins vegar oft á skjali, til dæmis skjali sem ráðherrann hefur prentað út eða er með á rafrænu formi.

Við rannsókn mála eru skýrslur oft teknar af vitnum, en þá er rætt við þau og vitnisburðurinn yfirleitt skrifaður niður. Þá verður skýrslan að skjali sem síðan gæti verið notað í dómsmáli. Þegar skýrslur eru teknar af fólki í dómsmálum fá dómarar tækifæri til að hlusta á og meta framburð ákærðra einstaklinga, eða annarra sem koma fyrir dóminn.

Af þessu öllu er ljóst að skýrsla er ekki það sama og skjal þó svo að stundum renni þessi hugtök nokkuð saman. Samhengi ræður þarna mestu um merkingu orðanna. Það er til dæmis ekki sama hvort átt er við skjal sem hluta af skjalasafni, skjal í málflutningi fyrir dómi, til dæmis málsskjöl eða fylgiskjöl, eða skjal í þeirri merkingu sem flestir nota í daglegu tali, það er skjal í tölvuvinnslu.

Tilvísanir:
  1. ^ Skírnir - 1. tölublað (01.01.1953) - Tímarit.is. (Sótt 13.08.2020).
  2. ^ Tölvuorðasafnið. (Sótt 13.08.2020).
  3. ^ Málið.is. (Sótt 13.08.2020).

Mynd:

Höfundur þakkar Má Jónssyni, prófessor í sagnfræði við HÍ, fyrir yfirlestur og gagnlegar ábendingar.

Höfundur

Jón Gunnar Þorsteinsson

bókmenntafræðingur og ritstjóri Vísindavefsins

Útgáfudagur

18.8.2020

Spyrjandi

Valgeir Þórður Sigurðsson

Tilvísun

Jón Gunnar Þorsteinsson. „Hver er munurinn á skjali og skýrslu? “ Vísindavefurinn, 18. ágúst 2020. Sótt 24. október 2020. http://visindavefur.is/svar.php?id=79885.

Jón Gunnar Þorsteinsson. (2020, 18. ágúst). Hver er munurinn á skjali og skýrslu? Vísindavefurinn. Sótt af http://visindavefur.is/svar.php?id=79885

Jón Gunnar Þorsteinsson. „Hver er munurinn á skjali og skýrslu? “ Vísindavefurinn. 18. ágú. 2020. Vefsíða. 24. okt. 2020. <http://visindavefur.is/svar.php?id=79885>.

Chicago | APA | MLA

Spyrja

Sendu inn spurningu LeiðbeiningarTil baka

Hér getur þú sent okkur nýjar spurningar um vísindaleg efni.

Hafðu spurninguna stutta og hnitmiðaða og sendu aðeins eina í einu. Einlægar og vandaðar spurningar um mikilvæg efni eru líklegastar til að kalla fram vönduð og greið svör. Ekki er víst að tími vinnist til að svara öllum spurningum.

Persónulegar upplýsingar um spyrjendur eru eingöngu notaðar í starfsemi vefsins, til dæmis til að svör verði við hæfi spyrjenda. Spurningum er ekki sinnt ef spyrjandi villir á sér heimildir eða segir ekki nægileg deili á sér.

Spurningum sem eru ekki á verksviði vefsins er eytt.

Að öðru leyti er hægt að spyrja Vísindavefinn um allt milli himins og jarðar!

=

Senda grein til vinar

=

Hver er munurinn á skjali og skýrslu?
Í stuttu máli er skýrsla stundum ýtarlegri heimild heldur en skjal. Skýrsla Rannsóknarnefndar Alþingis um aðdraganda og orsök falls íslensku bankanna árið 2008 er til að mynda um 2.000 síður og var gefin út í níu bindum. Fáum hefði dottið í hug að nefna slíkan doðrant skjal. Annar munur er sá að skýrslur geta verið munnlegar frásagnir en skjöl ekki.

Upprunaleg merking orðsins skjal er heimild af ýmsu tagi skrifuð á pappír eða skinn. Hún á vitanlega enn við, þó fáir skrifi nú skjöl á skinn. Í grein eftir Björn K. Þórólfsson í Skírni árið 1953 segir þetta um orðið skjal: „Frummerking orðsins skjal mun vera: ritað sönnunargagn.“[1] Þegar lögmenn leggja fram hin og þessi gögn í dómsmálum er talað um skjöl eða gögn málsins. Þar er merkingin ekki endilega bundin við ritað mál, heldur geta ljósmyndir og annað í þeim dúr líka verið skjöl.

Í skjalasöfnum má finna skýrslur af ýmsu tagi auk annarra skjala. Á Þjóðskjalasafni Íslands er til dæmis að finna legorðsskýrslur, messuskýrslur, fermingarskýrslur og hagskýrslur frá Íslendingabyggðum í Kanada, svo nokkur dæmi séu nefnd. Myndin er tekin á lestrarsal Þjóðskjalasafns Finnlands.

Frá því að stafrænir miðlar komu til sögunnar hefur hugtakið skjal verið notað um rafræn gögn af ýmsu tagi. Þau innihalda yfirleitt texta og ef til vill myndir. Í Tölvuorðasafninu segir að skjal sé sett upp á skipulegan hátt og unnt sé að geyma það, „ritvinna, sækja og senda milli kerfa eða notenda sem eina heild.“[2] Flestir vita hvað átt er við þegar talað er um Excel-sköl, Word-skjöl, textaskjöl, rafræn skjöl, og svo framvegis.

Í sjálfu sér er ekkert sem kemur í veg fyrir að slík rafræn skjöl séu ýtarleg og löng, eins og sumar skýrslur, en ef farið væri að huga að útgáfu þeirra er líklegt að önnur hugtök yrðu notuð um skjölin, til dæmis skýrsla, skáldsaga, endurminningar, hagtölur, tækifærisvísur, eða hvað svo sem efni skjalanna gefur tilefni til.

Orðið skýrsla er nokkuð yngra í málinu en hugtakið skjal. Í Íslenskri orðsifjabók segir að það komi í málið á 17. öld og merking þess sé „frásögn, greinargerð (t.d. um niðurstöður rannsókna eða könnunar).“[3] Frásagnarhugtakið er einmitt eitt af því sem greinir skýrslu frá skjali, því skýrslur geta verið munnlegar, til dæmis þegar ráðherrar flytja þinginu munnlegar skýrslur. Þær skýrslur byggja hins vegar oft á skjali, til dæmis skjali sem ráðherrann hefur prentað út eða er með á rafrænu formi.

Við rannsókn mála eru skýrslur oft teknar af vitnum, en þá er rætt við þau og vitnisburðurinn yfirleitt skrifaður niður. Þá verður skýrslan að skjali sem síðan gæti verið notað í dómsmáli. Þegar skýrslur eru teknar af fólki í dómsmálum fá dómarar tækifæri til að hlusta á og meta framburð ákærðra einstaklinga, eða annarra sem koma fyrir dóminn.

Af þessu öllu er ljóst að skýrsla er ekki það sama og skjal þó svo að stundum renni þessi hugtök nokkuð saman. Samhengi ræður þarna mestu um merkingu orðanna. Það er til dæmis ekki sama hvort átt er við skjal sem hluta af skjalasafni, skjal í málflutningi fyrir dómi, til dæmis málsskjöl eða fylgiskjöl, eða skjal í þeirri merkingu sem flestir nota í daglegu tali, það er skjal í tölvuvinnslu.

Tilvísanir:
  1. ^ Skírnir - 1. tölublað (01.01.1953) - Tímarit.is. (Sótt 13.08.2020).
  2. ^ Tölvuorðasafnið. (Sótt 13.08.2020).
  3. ^ Málið.is. (Sótt 13.08.2020).

Mynd:

Höfundur þakkar Má Jónssyni, prófessor í sagnfræði við HÍ, fyrir yfirlestur og gagnlegar ábendingar....